El administrador saliente no entrega la documentación: qué hacer en CABA

Cambiaron de administrador, pasaron los quince días y el anterior no entregó todo —o no entregó nada—. Es más común de lo que parece y casi nunca se resuelve esperando. La buena noticia es que la ley es clara y que el camino tiene pasos concretos. Esta guía es el paso a paso para cuando el traspaso se traba; el cambio completo, de la asamblea en adelante, está en cómo cambiar de administrador de consorcio.

Qué dice la ley: quince días hábiles y sin retención

El art. 9 inc. k) de la Ley 941 es la regla: en caso de renuncia, cese o remoción, el administrador «debe poner a disposición del consorcio dentro de los quince (15) días hábiles, los libros y toda documentación relativa a su administración y al consorcio, incluyendo la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado y/o dependiente, en caso de que los hubiere, no pudiendo ejercer la retención de los mismos». El art. 2067 inc. j) del Código Civil y Comercial va en la misma dirección: entregar al consejo de propietarios los activos, libros y documentos y rendir cuentas documentadas dentro de ese plazo.

Tres matices que conviene tener claros antes de reclamar:

• Los plazos se cuentan en días hábiles, desde el cese. Una intimación mandada al día siete es prematura y le da al saliente un argumento fácil.
• Las claves de la plataforma web oficial tienen otro régimen. El mismo inciso dice que «la reglamentación determina la forma y los plazos» para entregarlas. Y el art. 31 agrega que al cesar el administrador la plataforma «queda disponible para el nuevo administrador con toda la información histórica del consorcio»: lo histórico no se pierde aunque el saliente no colabore (ver la plataforma web oficial).
• La retención está prohibida aunque haya honorarios impagos. Si el saliente reclama una deuda, la discute por su vía; no puede condicionar la entrega a que le paguen.

Paso 1: hacer la lista de lo que falta

Antes de intimar hay que saber qué pedir. «Toda la documentación» no sirve como reclamo: el saliente contesta que ya entregó y la discusión se vuelve de palabra contra palabra. Lo útil es comparar lo recibido contra lo que el consorcio tiene que tener (la lista completa está en documentación obligatoria del consorcio) y anotar, renglón por renglón, lo que no llegó. Lo que más suele faltar:

• Libros rubricados (de actas, de administración, de sueldos si hay encargado).
• Comprobantes de pago de aportes y contribuciones del encargado — la ley los nombra expresamente.
• Extractos y conciliaciones bancarias del último ejercicio y los fondos en su poder.
• Detalle de deudores de expensas, con juicios en curso y el estado de cada uno.
• Contratos vigentes con proveedores, pólizas de seguro y certificados técnicos.
• La rendición de cuentas de su último período.

Paso 2: intimar por escrito, con la lista y la norma

Vencidos los quince días hábiles, el siguiente paso es una intimación fehaciente —en la práctica, una carta documento— firmada por quien representa al consorcio, con la lista concreta de lo que falta, la cita del art. 9 inc. k) de la Ley 941 y del art. 2067 inc. j) del Código, y un plazo breve para cumplir. Cómo hacerla para que no se pueda discutir está en notificación fehaciente en el consorcio.

Este paso no es un trámite de cortesía. El formulario oficial de denuncia pide, entre la documentación a presentar, el «reclamo previo al administrador (mails, nota, carta documento)». Sin intimación previa, la denuncia del paso siguiente llega incompleta.

Paso 3: la denuncia ante Defensa del Consumidor

La autoridad de aplicación de la Ley 941 es la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor (DGDYPC). Según el art. 17, recibe las denuncias de particulares afectados y puede actuar de oficio; también puede inspeccionar las oficinas de los administradores. El trámite oficial se llama «Denuncia digital a Administradores de Consorcio» y funciona así:

• Quién: propietarios e inquilinos de edificios de la Ciudad.
• Requisitos: usuario miBA nivel 1 y constituir domicilio legal en CABA.
• Documentación de un propietario: DNI, factura de ABL u otro servicio a su nombre, liquidación de expensas, documentación del hecho denunciado y el reclamo previo al administrador. Un inquilino reemplaza la factura por el contrato de alquiler o la documentación de residencia.
• Canal y costo: por Trámites a Distancia (TAD), con notificaciones por correo electrónico; es gratuito.

Un consejo práctico: que la denuncia la firme un propietario con la documentación completa y que adjunte el acta de asamblea que removió o aceptó la renuncia del saliente, el inventario de lo recibido y la intimación con su constancia de entrega. Cuanto más documentado llegue el incumplimiento, menos margen tiene el denunciado.

Qué pasa después: conciliación, sumario y resolución

El Capítulo V de la Ley 941 fija el recorrido. Los artículos se citan según el texto consolidado por la Ley 6.764; en el texto del CEDOM, que conserva un «art. 17 bis», cada uno lleva un número menos (la equivalencia completa está en la guía de la plataforma web oficial).

• Instancia conciliatoria (art. 18). Si resulta procedente, la autoridad puede convocar a una audiencia conforme el art. 9 de la Ley 757, que le da diez días hábiles para promoverla y admite modalidad presencial, virtual o mixta. Para el consorcio es la etapa más valiosa: el objetivo no es la multa, es que los papeles aparezcan. Y si el saliente no comparece sin justificación o incumple el acuerdo que firme, comete dos infracciones nuevas (art. 15 incs. h y g).
• Sumario (art. 19). Sin acuerdo, y si la autoridad encuentra mérito suficiente, ordena la instrucción del sumario e imputa al denunciado.
• Descargo y prueba (art. 20). El administrador tiene diez días para presentar su descargo y ofrecer prueba; la prueba se produce en diez días hábiles, prorrogables.
• Resolución (art. 21). Concluido el sumario, la autoridad dicta resolución definitiva dentro de los veinte días hábiles. Se publica en el Boletín Oficial de la Ciudad y la sanción queda registrada.

Un dato de calendario: las acciones y sanciones de la Ley 941 prescriben a los tres años contados desde la comisión de la infracción (art. 23). Dejarlo correr «para no pelear» tiene fecha de vencimiento.

Qué sanción arriesga el administrador

No entregar en plazo es incumplir el art. 9, y el art. 15 inc. d) lo tipifica como infracción «cuando obedezcan a razones atribuibles al administrador». El art. 16 prevé cuatro sanciones:

• Apercibimiento.
• Multa de entre trescientas (300) y veinte mil (20.000) unidades fijas.
• Suspensión de hasta nueve meses del Registro.
• Exclusión del Registro.

La multa se puede acumular con la suspensión o la exclusión. Agravan la sanción el perjuicio patrimonial causado y la reincidencia, que es cometer otra infracción a la ley dentro de los dos años de quedar firme una sanción anterior. Y la sanción queda registrada, lo que importa para quien vaya a contratarlo después (ver cómo saber si tu administrador está matriculado).

La vía judicial: cuando hay que obligarlo a entregar

La denuncia administrativa sanciona, pero no reemplaza a un juez. Si el saliente no entrega ni después de la conciliación, o si además hay fondos que no aparecen, el consorcio puede reclamar judicialmente la entrega de la documentación y la rendición de cuentas. En la Ciudad, ese reclamo pasa primero por la mediación prejudicial obligatoria; los caminos posibles y qué se puede exigir están en rendición de cuentas del administrador. Las dos vías —administrativa y judicial— pueden correr en paralelo.

Mientras tanto, el edificio no se detiene

Esperar la documentación no puede paralizar el consorcio. Con la designación en la mano, el nuevo administrador puede reconstruir la deuda de expensas con los propietarios, pedir extractos al banco una vez registrado como firmante, consultar los aportes del encargado ante los organismos una vez designado ante ARCA y trabajar sobre la información histórica que la plataforma web oficial conserva. Todo lo que se reconstruye así se documenta: sirve para operar y, además, como prueba de lo que el saliente no entregó.

Errores frecuentes

• Intimar antes de tiempo. Los quince días son hábiles; el reclamo prematuro se contesta solo.
• Reclamar «todo» sin lista. Sin un inventario de lo que falta, no hay incumplimiento que probar.
• Denunciar sin reclamo previo. El trámite oficial lo pide; sin él la denuncia llega incompleta.
• Negociar la entrega a cambio de pagar honorarios discutidos. La retención está prohibida por ley; pagar para recuperar papeles convalida la práctica.
• Dejar pasar el tiempo. Las acciones de la Ley 941 prescriben a los tres años, y cada mes sin papeles es un mes de reconstrucción.

En Estudio Asencio tomamos edificios cuyo traspaso se trabó: nos ocupamos de la intimación, del reclamo ante la autoridad de aplicación y, si hace falta, de la vía judicial, mientras reconstruimos la contabilidad para que el consorcio siga funcionando. Si están en esa situación, podemos empezar por una auditoría de lo recibido o escribirnos.