Cómo cambiar de administrador de consorcio en CABA

Cambiar de administrador es una decisión del consorcio, no un trámite imposible. La votación es la parte fácil: la ley la hace simple y favorable al edificio. Donde los cambios salen mal es antes —se llega a la asamblea sin reemplazo o sin la mayoría bien contada— y después, en las semanas en que el saliente ya no responde y el entrante todavía no puede operar la cuenta, pagar sueldos ni presentar declaraciones. Esta guía ordena el proceso completo en cuatro etapas, con los plazos que fija la ley en la Ciudad de Buenos Aires y la lista de lo que hay que recibir y de dónde hay que dar de baja al anterior.

Si lo que buscás es el fundamento jurídico —por qué no hace falta causa, qué pasa si el administrador figura en el reglamento, qué ocurre si el cargo queda vacante—, está desarrollado en designación y remoción del administrador. Acá vamos a lo práctico.

Lo que la ley ya resolvió, en cinco líneas

• No hace falta causa. El art. 2066 del Código Civil y Comercial permite remover al administrador sin expresión de causa, y aclara que nombrarlo o removerlo no importa reforma del reglamento.
• La mayoría es la absoluta, sobre el total. El art. 13 de la Ley 941 remite a la mayoría absoluta del art. 2060 CCyC, que se computa sobre la totalidad de los propietarios, no sobre los presentes.
• El mandato es anual. El mismo art. 13: «El administrador tiene un plazo de un año para el ejercicio de su función», y puede ser removido antes de su vencimiento.
• El saliente tiene quince días hábiles para entregar y no puede retener nada (art. 9 inc. k) Ley 941; art. 2067 inc. j) CCyC).
• El reemplazo tiene que estar inscripto en el Registro Público de Administradores y acreditarlo en la asamblea que trate su designación.

Etapa 1 — Antes de convocar: tener el reemplazo y los números

El error más caro es remover sin haber elegido a quién se designa. Un edificio sin administrador puede seguir funcionando —el art. 2064 inc. d) CCyC pone al consejo de propietarios a cargo en caso de vacancia, con la obligación de convocar a asamblea dentro de los treinta días—, pero en ese intervalo nadie liquida expensas ni paga cargas sociales con la agilidad habitual. Lo sano es que la misma asamblea remueva y designe.

• Pedí propuestas por escrito a dos o tres administradores, con honorarios, qué incluyen y cómo proponen hacer el traspaso. Los honorarios se acuerdan con la asamblea y tienen que figurar en el acta (art. 14 Ley 941); más detalle en honorarios del administrador.
• Verificá la matrícula de cada candidato en el Registro Público de Administradores antes de llevarlo a la asamblea. Cómo se consulta, en cómo saber si tu administrador está matriculado.
• Contá la mayoría antes, no el día de la asamblea. Hacé una planilla con cada unidad, su porcentaje y quién está de acuerdo. La mayoría absoluta del art. 2060 exige las dos cosas —más de la mitad de las unidades y más de la mitad de los porcentajes— sobre el total del edificio. Si no la tenés entre los que van a ir, vas a necesitar el mecanismo de comunicación a los ausentes; está explicado en quórum y mayorías.
• Si hay dudas sobre la gestión saliente, conviene una auditoría antes de la asamblea. No es un requisito para remover —no hace falta causa—, pero permite llegar al traspaso sabiendo qué faltantes buscar.

Etapa 2 — La asamblea: dos puntos separados en el orden del día

La convocatoria tiene que incluir, como puntos distintos, la remoción del administrador actual y la designación del nuevo, con sus honorarios. Separarlos evita que una objeción a uno arrastre al otro y deja claro en el acta qué se votó. La puede convocar el propio administrador, el consejo de propietarios (art. 2064 inc. a) CCyC) o, si ninguno lo hace, los propietarios por las vías que el Código prevé (ver asamblea autoconvocada y asamblea judicial).

El acta es el documento que después te van a pedir en todos lados. Tiene que decir, sin ambigüedades:

• que se removió a tal administrador y desde qué fecha;
• que se designó a tal otro —con nombre completo o razón social, CUIT y número de inscripción en el Registro—, sus honorarios y desde qué fecha asume;
• el cómputo de la mayoría: unidades y porcentajes a favor, sobre el total;
• a quién se autoriza a recibir la documentación (normalmente, el consejo de propietarios junto con el nuevo administrador) y a firmar ante el banco y los organismos.

Pedí copias certificadas del acta desde el primer día: el banco y ARCA van a exigirla. Cómo se redacta y se firma, en actas de asamblea.

Etapa 3 — Los quince días hábiles: recibir con acta, no «de palabra»

Desde la remoción corre el plazo del art. 9 inc. k) de la Ley 941: quince días hábiles para poner a disposición del consorcio los libros y toda la documentación de su administración y del consorcio, incluyendo la acreditación del pago de los aportes y contribuciones del encargado, sin poder retenerlos. El art. 2067 inc. j) CCyC agrega, en el mismo plazo, la entrega al consejo de los activos existentes y una rendición de cuentas documentada.

Lo conveniente es notificar al saliente por medio fehaciente, en cuanto termina la asamblea, con la copia del acta, la fecha y el lugar propuestos para la entrega. Si después hay que reclamar, el plazo ya empezó a correr desde una fecha que se puede probar (ver notificación fehaciente).

La entrega se hace contra un inventario firmado por ambas partes. Lo mínimo que tiene que figurar:

• Libros: los cuatro que nombra el art. 2067 inc. i) CCyC —actas de asamblea, administración, registro de propietarios y registro de firmas— y la documentación laboral del personal (detalle en documentación obligatoria del consorcio).
• Dinero: extractos bancarios al día de la entrega, conciliación, saldo del fondo de reserva y efectivo si lo hubiera.
• Cuentas por cobrar y por pagar: deuda de expensas unidad por unidad, facturas de proveedores impagas y planes de pago vigentes.
• Personal: legajo del encargado, recibos, constancias de pago de aportes, contribuciones, ART y cuota sindical. Es lo que el inc. k) nombra expresamente, y lo que más deuda oculta.
• Rendiciones de cuentas de los últimos ejercicios y la del período que cierra el saliente (qué debe contener, en rendición de cuentas del administrador).
• Contratos y pólizas: proveedores, abonos de mantenimiento, seguros vigentes con fecha de vencimiento.
• Certificados de mantenimientos obligatorios (ascensores, tanques, matafuegos, instalación eléctrica, fachada según corresponda) y sus vencimientos.
• Juicios e intimaciones: expedientes en trámite, con carátula y abogado, y actas o multas recibidas.
• Llaves, controles y accesos: sala de máquinas, terraza, medidores, portero eléctrico, y las credenciales de los sistemas que use el edificio.

Lo que no se entrega se consigna en el acta como faltante, con la fecha. Firmar «recibí conforme» sin revisar es la forma más común de que el consorcio pierda después el reclamo.

Etapa 4 — Los organismos: dónde hay que reemplazar al anterior

El consorcio es una persona jurídica: tiene su CUIT, su cuenta bancaria y es el empleador del encargado. Nada de eso cambia con el administrador; lo que cambia es quién lo representa. Y hasta que ese reemplazo no queda registrado en cada lugar, el nuevo administrador no puede operar.

• ARCA: el nuevo administrador tiene que quedar designado como administrador de relaciones de la CUIT del consorcio para usar su clave fiscal. La guía oficial del trámite pide, para el representante legal de un consorcio, DNI, reglamento de copropiedad inscripto y el acta de asamblea que lo designa; es presencial y gratuito. Sin esto no se pueden presentar las declaraciones del empleador ni los regímenes de información del consorcio (ver obligaciones impositivas del consorcio).
• Banco: cambio de firmantes de la cuenta del consorcio. Cada entidad fija sus propios requisitos; en general piden el acta de asamblea y la documentación del nuevo administrador. Conviene pedir turno la misma semana de la asamblea, porque es el trámite que más demora y del que dependen los pagos.
• Plataforma web oficial del consorcio: el art. 31 de la Ley 941 establece que, ante la renuncia, cese o remoción del administrador, «la plataforma queda disponible para el nuevo administrador con toda la información histórica del consorcio». La forma y los plazos de entrega de las claves los fija la reglamentación (art. 9 inc. k) — más en la guía de la plataforma.
• Personal: el encargado sigue siendo empleado del mismo empleador —el consorcio—, con su antigüedad. Hay que comunicarle quién es el nuevo interlocutor y verificar que el período en curso de sueldos y cargas sociales quede liquidado y pagado por alguien (ver derechos y obligaciones del encargado).
• Servicios, seguros y proveedores: actualizar el domicilio y el contacto en las facturas de agua, luz y gas de los servicios comunes, en las aseguradoras (ver seguros del consorcio) y con cada proveedor, para que las facturas y las intimaciones lleguen al nuevo administrador y no al anterior.
• Propietarios: una circular con el nuevo contacto, los nuevos datos de pago de expensas si cambian y la fecha desde la que rigen.

Si el saliente no entrega

Vencidos los quince días hábiles sin entrega completa, el camino es escalonado. Primero, una intimación fehaciente con la lista concreta de lo que falta, citando el art. 9 inc. k) de la Ley 941 y el art. 2067 inc. j) del Código. Si no alcanza, las obligaciones del administrador están dentro del régimen de la Ley 941 y su incumplimiento puede denunciarse ante la autoridad de aplicación (ver Ley 941: obligaciones del administrador). El reclamo previo, la denuncia digital y lo que sigue, paso a paso, están en qué hacer si el administrador saliente no entrega la documentación. Y en paralelo queda la vía judicial para exigir la rendición de cuentas y la entrega; los caminos posibles están en rendición de cuentas del administrador.

Mientras tanto, el edificio no se detiene: el nuevo administrador puede reconstruir la deuda de expensas con los propietarios, pedir extractos al banco una vez registrado como firmante y consultar los aportes del encargado ante los organismos una vez designado ante ARCA. Por eso la etapa 4 no espera a que termine la 3.

Los cinco errores que más se repiten

• Remover sin designar. El consejo queda a cargo por vacancia, con treinta días para convocar, y el edificio pierde semanas.
• Contar la mayoría sobre los presentes. La decisión queda expuesta a impugnación (ver impugnación de asamblea).
• Un acta que no dice desde cuándo. Sin fecha de asunción, el banco y ARCA no pueden registrar el cambio y el saliente puede discutir desde cuándo corre su plazo.
• Recibir sin inventario. Lo que no se consigna como faltante el día de la entrega es muy difícil de reclamar después.
• Olvidarse del personal. El mes del cambio es el más expuesto a que un sueldo o un aporte quede sin pagar entre uno y otro administrador.

Cómo lo hacemos nosotros

En Estudio Asencio el traspaso es el primer trabajo de la gestión, no un trámite que se delega. Como somos administradores, abogados y contadores, la recepción la revisan las tres miradas a la vez: el inventario y los faltantes, la situación del personal y de los juicios, y los saldos y las obligaciones impositivas. Lo contamos paso a paso en cómo tomamos la administración de tu edificio. Si tu consorcio está pensando en cambiar, podemos acompañar desde la preparación de la asamblea: escribinos.